Checkliste Verwaltungsbeirat: Beleg- / Jahresabrechnung der WEG prüfen

Prüfung der Jahresabrechnung des WEG-Verwalters durch den Verwaltungsbeirat

Allgmeines

Die Gesetzeslage ist so einfach, wie unverständlich. Der Verwaltungsbeirat soll die Abrechnung über den Wirtschaftsplan prüfen und dazu eine Stellungnahme für die WEG vorbereiten. In § 29 Abs. 3 WEG heißt es deshalb:

Der Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegungen und Kostenanschläge sollen, bevor über sie die Wohnungseigentümerversammlung beschließt, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden.

Jeder Beirat, der den Gesetzestes gelesen aht, versteht, dass damit nichts anzufangen ist. Art und Umfang der Prüfung sowie Form und Inhalt der Stellungnahme werden nicht vorgegeben. Dies weder im Rahmen eines Mindestmaßes noch im Rahmen von Anhaltspunkten für den Beirat. Der Gesetzestext spricht sogar von sollen, was unter Juristen soviel heißt wie kann, muss aber nicht. 

Davon wollen wir uns nicht abschrecken lassen.  Wir wollen Ihnen hier eine Anleitung an die Hand geben, damit Sie ihrer Beiratspflichten ordnungsgemäß und verständlich für alle Eigentümer im Rahmen der Prüfung der Jahresabrechnung ausüben.

Je nach Umfang und Art der Wohnanlage, Struktur des Rechnungswesens der Hausverwaltung, Zusammenarbeit mit der Hausverwaltung und Umfang der vorhandenen Buchhaltungsposten kann sich die Prüfung eher simpel oder auch ziemlich komplex darstellen. Da das Gesetz die Prüfung aber dem Beirat als ganzes auferlegt und dieser überlicherweise aus 3 Mitgliedern besteht, kann hier durch Arbeitsteilung eine zielführende, zügige und korrekte Prüfung der Jahresabrechnung erfolgen. Wir empfehlen, dass die Prüfung mindestens nach dem 4- Augen-Prinzip und somit durch mindestens 2 Verwaltungsbeiräte erfolgt.

Jedem Verwaltungsbeirat sollte dabei klar sein, dass er hier stellvertretend für die übrigen Eigentümer tätig wird. Insofern nimmt er auch nur die jedem Eigentümer sowieso zustehenden Rechte wahr.

Jeder Wohnungseigentümer hat aufgrund des Verwaltervertrags als Kontrollrecht einen Anspruch auf Einsichtnahme in sämtliche Verwaltungsunterlagen, da diese zum Verwaltungsvermögen gehören. Nur durch diese Einsicht können die Berechtigten die Richtigkeit der Jahresabrechnung überprüfen.

Einsichtnahmerecht in Verwaltungsunterlagen – Belegprüfung

Gegenstand des Einsichtnahmerechts sind neben Abrechnungs- und Buchhaltungsunterlagen auch alle Konten sowie die Einzelabrechnungen aller Wohnungseigentümer. Gleichzeitig darf deren Zahlungsverhalten geprüft werden. Datenschutz innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft existiert nicht. Selbstverständlich darf die Einsichtnahme nicht zum Selbszweck, ggf. zur Störung des Ablaufs der WEG-Verwaltung eingesetzt werden (§ 226 BGB ). Insbesondere die Einsichtnahme in dieselben Unterlagen ohne Sachgrund kann deshalb ggf. von der Weg -Verwaltung verweigert werden. Sollte der Verwalter die Einsichtnahme verweigern, kann diese auch mittels einer einstweiligen Verfügung durchgesetz werden, um insbesondere die Prüfung vor der Eigentümerversammlung zu ermöglichen.

Im Auftrag eines Miteigentümers kann auch ein befugter Dritter die Einsichtnahme vornehmen. Dieser sollte bei der Einsichtnahme eine Originalvollmacht eines Eigentümers vorlegen können.

Prüfen Sie stets die Originalunterlagen und lassen Sie sich nicht auf Kopien verweisen. Nur so kann sichergestellt werden, dass hier keine Unstimmigkeiten bestehen.

Ort der Prüfung:

Die meisten Verwaltungen bieten als Ort zur Belegprüfung ihre Büroräume an. Bitte beachten Sie, dass hier für den Eigentümer und damit auch für den Verwaltungsbeirat kein Wahlrecht besteht. Der Verwalter ist nicht verpflichtet und wohl auch nicht berechtigt, die Verwaltungsunterlagen herauszugeben. Eine Anfertigung von Kopien muss der WEG-Verwalter ebenfalls nicht vornehmen. Etwas anderes kann aber insbesondere im Verwaltungsvertrag mit dem WEG-Verwalter vereinbart werden.

Etwas anderes kann möglicherweise auch dann gelten, wenn die Verwaltung weit entfernt von betreuten WEG-Objekt ist. Insbesondere wegen des Verlustrisikos sollte darauf aber verzichtet werden. 

Reisekosten, die dem Beirat wegen der Prüfung vor Ort bei der Verwaltung anfallen, sind in angemessenem Umfang erstattungsfähig, wenn vertraglich nichts anderes vereinbart wurde mit dem Beirat (vgl. dazu unsere allgemeinen Informationen zum Beirat unter Aufwendungsersatz).

Formale Ablauf

Der Beirat prüft die Jahresendabrechnung vor Zusendung an die Eigentümer. Er benötigt hier einen ausreichenden Zeitpuffer von mindestens 1 Monat (Abweichungen möglich). Bestenfalls wird die Stellungnahme bereits mit der Einladung versendet.

Der Beirat hat die Pflicht, auf eine für die Eigentümergemeinschaft nachteilige Wirtschaftsführung der Verwaltung aufmerksam zu machen und die Eigentümer darauf hinzuweisen. Dies soll sicherstellen, dass die Eigentümer entsprechende Gegenmaßnahmen durch Beschlüsse treffen können.

Zur Prüfung sind dem Beirat von der Verwaltung im Original vorzulegen. Die Unterlagen sollten mindestens enthalten:

– alle Kontoauszüge des laufenden Verwaltungskontos
– alle Kontoauszüge des Rücklagenkontos
– alle zu Lasten der Gemeinschaft gehenden Rechnungen
– Übersicht der Wohngeldzahlungen der Eigentümer
– Übersicht der sonstigen Einnahmen der Gemeinschaft (z.B. Mieteinnahmen)
– Gesamtaufstellung der Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft
– Entwurf der Einzelabrechnungen (Entwurf einer Mustereinzelabrechnung)

Der Beirat prüft zusätzlich, wenn die Konten im Namen des Verwalters geführt werden, ob diese getrennt von übrigen Verwaltungen und seinem sonstigen Vermögen erfolgt. Die Konten sollten bestenfalls auf den Namen der WEG lauten. §27 Abs. 4 WEG schreibt vor, dass die Hausverwaltung die Gelder der WEG-Gemeinschaft gesondert von seinem Vermögen (und deren anderer WEG’s) halten muss.

Das Konto der WEG muss auf den vollständigen Namen der WEG lauten!
Z.B. „WEG Bahnhofstr. 1-5, 12345 Musterstadt“
Gleiches gilt analog für das separate Rücklagenkonto oder weitere Kon-ten, die der Verwalter im Auftrag der WEG führt.

Abweichungen sollten umgehend mit dem Verwalter und der zuständigen Bank geklärt werden. Der name der WEG ergibt sich aus der Teilungserklärung.

Ablauf der Prüfung / Checkliste:

Die Prüfung kann erfolgen als vollständige Prüfung der Unterlagen und Belege oder als stichprobenartige Prüfung.

Relevant sind dabei folgende Prüfvorgänge zu unterscheiden:

  1. rechnerische Richtigkeit der Belege sowie der Kostenaufstellung in der Jahresabrechnung
  2. Abgrenzung der Belege zum richtigen Kalenderjahr (Achtung bei Überschneidungen: Der Betrag darf nicht in zwei aufeinander folgenden Jahren als gleiche Ausgabe erscheinen!)
  3.  Zuordnung der Belege zu den Buchungsvorgängen (Kontoauszüge)
  4. Prüffähigkeit der Belege/Rechnungen (insbes. Handwerkerrechnungen)
    1. Enthalten sie alle erforderlichen und richtigen Informationen wie:
      1. Anschrift des korrekten Rechnungsempfängers (WEG xyz)
      2. Datum,
      3. MwSt.,
      4. Steuer-Nr. des Finanzamtes,
      5. Rechnungs.- Nr.
      6. Exakte Beschreibung der ausgeführten Leistung Ggf. Zuordnung zum Sondereigentum (s. Teilungserklärung) erforderlich (prüfen!)
      7. Bei Stundenachweis muss der Stundenzettel von einer Dritten Person (z.B. Miteigentümer / WEG-Verwalter) unterzeichnet sein. Bei Stundennachweisen müssen Uhrzeiten (Beginn und Ende) ange-geben sein.Anfahrtszeiten sind (soweit abrechnungsfähig) gesondert an-zugeben. Diese müssen plausibel sein. Bei Stundennachweis sollte der in Rechnung gestellte Aufwand realis-tisch sein.
      8. Ist für die Auftragsvergabe ein Beschluss der WEG erforderlich gewesen? Falls dies fehlt, ist ggf. juristisch zu klären, wer die Kostenpositionen trägt.
    2. Besondere Hinweise zur Prüfung von Handwerkerrechnungen:
      1. Die Leistung muss zuvor (d.h. vor Zahlung) mängelfrei abgenommen sein!
      2. Grundsätzlich empfiehlt sich, dass bei größeren Bauleistungen die Abnahme durch einen technisch versierten Dritten der WEG oder nach externer Beauftragung erfolgt. Hierfür ist natürlich ein Beschluss der WEG erforderlich.
      3. Auf eine Abnahme sollte in keinem Fall verzichtet werden. Ab dem Zeit-punkt der Abnahme beginnt die Gewährleistungsfrist zu laufen (4 Jahre nach VOB, 5 Jahre gem. BGB).
      4. Im Zuge der Belegprüfung ist es im Allgemeinen schwer zu überprüfen, ob der Handwerker seine Arbeit, die er abrechnet, auch vollständig und mängelfrei erbracht hat.
      5. Wurde Skonto vereinbart, so ist zu prüfen, ob die Hausverwaltung auch fristgerecht bezahlt und somit Skonto gezogen hat
      6. Bei Mangelhaftigkeit der Leistung sieht die Rechtsprechung einen Einbehalt von bis der 3-fachen Summe der tatsächlichen Mängelbeseitigungskosten vor (das zweifache sollte aber in der Regel ausreichend sein).Einzelheiten regeln auch die VOB und das BGB. Beachten Sie dabei, dass in der Regel die VOB wegen der Verbrauchereigenschaft der Wohnungseigentümergemeinschaft nicht gilt!
      7. Von der Rechnung ist im Allgemeinen (dies muss jedoch vertraglich vereinbart sein!) ein angemessener Sicherheitseinbehalt (z.B. 5% der Rech-nungssumme) abzuziehen. Dieser kann gegen eine entsprechend ausgestattete Bankbürgschaft des Auftragnehmers ersetzt werden.
      8. Allgemein sollte bei Auftragsvergabe auf eine Abrechnung von Leistungen nach Stundenaufwand verzichtet werden, da hier die WEG leicht übervorteilt werden kann. Eine wirksame Prüfung ist oft nicht möglich.
  5. Die Heizkostenabrechnung (HKA):
    1. Prüfung der Regelung der Gemeinschaftsordnung  bezüglich des Umlageschlüssels, liegt ein davon abweichender Beschluss vor?
    2. Wenn die Heizkostenverordnung anwendbar ist, muss der Verteilungsschlüssel in Altanlagen mindestens 50 %, maximal 70% nach Verbrauch vorsehen, in neuen Anlagen in der Regel 70 % nach Verbrauch
    3. Veränderungen an diesem Verteilerschlüssel sind nachträglich im Rahmen der ordnungsgemäßen Verwaltung nicht mehr möglich.
    4. Die Basis für Heizfläche bildet im Allgemeinen die Summe der Nutz- bzw. Wohnflächen. Achtung: Diese ist nicht zwingend identisch mit den Miteigentumsanteilen (MEA)!
    5. Weichen die tatsächlichen Flächen (z.B. nach Aufmass) von denen in der Teilungserklärung/Wohnflächenberechnung angegebenen Flächen ab, so ist dies vorläufig unerheblich, da die Heizkostenverordnung als Gesetz hier vorrangig ist.
    6. Die Erstellung der Heizkostenabrechnung erfolgt bei Gebäuden mit zentra-len Heizsystemen im Allgemeinen nicht durch die Hausverwaltung direkt, sondern durch Drittfirmen (z.B. Fa. techem, kalorimeta o.ä.), die auch die Ablesung an den Heizkörpern übernehmen.
  6. Die Instandhaltungsrücklage:
    1. Die Instandhaltungsrücklage sollte verzinslich angelegt werden, auch wenn dies heute schwierig ist.Von spekulativen Anlagen in einzelne Aktien oder dergleichen wird dringend abgeraten. Hat die Hausverwaltung das Geld außerhalb eines üblichen Sparkontos angelegt, so ist zu prüfen, ob dies beschlusskonform geschehen ist und anderenfalls unverzüglich zu beenden
    2. Eine Kontentrennung ist wie bereits anfangs gesagt, sinnvoll. Wichtig ist jedoch, dass die Instandhaltungsrücklage / Instandhaltungsrückstellung ein Rechnungsposten ist. Dieser kann also sich auch aus mehreren Kontoen zusammensetzen und auch Teil des normalen Girokontos sein. DIes ist bei der rechnerischen Kontrolle zu berücksichtigen.
    3. Jahresanfangs- und Endbestände sind mit denen des Vorjahres abzugleichen.
    4. Entnahmen müssen den Beträgen auf dem Hausgeldkonto (Übertrag) entsprechen. Gleiches gilt analog für Abhebungen vom Rücklagenkonto.
    5. Entnahmen durch die Hausverwaltung ohne Beschluss der WEG werden teilweise als rechtswidrig angesehen, auch wenn dies Verhalten zur Über-brückung von finanziellen Ausfällen häufig in der Praxis anzutreffen ist. Sollte die Rücklage aber zum Jahresende wieder aufgefüllt sein und die Entnahme damit nicht mehr vorhanden, sollte zwar eine Besprechung in der WEG-Versammlung erfolgen. Die Jahresabrechnung wird dadurch aber nicht falsch.
    6. Die Instandhaltungsrücklage muss von der Hausverwaltung als Gesamt-betrag für die WEG bzw. für die Untergemeinschaften (soweit gemäß Tei-lungserklärung welche bestehen, z.B. bei Mehrhausanlagen) ausgewiesen werden.
    7. Optional geben manche Verwaltungen zusätzlich auch den Teilbetrag für jede Wohneinheit getrennt an. Dies ist aber in der Regel nur im Rahmen eines Verkaufs relevant.
      1. Anmerkung:
      2. Bei Verkauf der Wohneinheit hat der Käufer / Verkäufer kein Recht auf an-teilige Auszahlung, da es sich hier um Vermögen der Gemeinschaft handelt.
      3. Die Zinsabschlagssteuer ist für jeden Miteigentümer separat auszuweisen (diese Maßnahme für das Finanzamt erfolgt nicht von der Bank sondern von der Hausverwaltung).
      4. Die Angabe der Instandhaltungsrückstellung im KAufvertrag dient lediglich der Ersparnis von Grunderwerbssteuer
    8. Haushaltsnahe Dienstleistungen: Eine Änderung stellt die Regelung des §35a EStG dar. Hierbei handelt es sich um die steuerliche Berücksichtigung von so genannten haushaltsnahen Dienstleistungen, die Miteigentümer als Selbstnutzer einer Wohnanlage bis zu einer festgelegten Höhe in Abzug bringen können. Dabei ist zu beachten, dass ausschließlich die Lohnkosten berücksichtigt werden. D.h. dass die Hausverwaltung derartige Rechnungen separat zu behandeln und aufzulisten hat, damit vom Finanzamt eine Anerkennung erfolgt. Dies sollte bei der Rechnungsprüfung bereits beachtet werden.
    9. Sonstiges: Bedingt durch seine Tätigkeit auch und insbesondere zur Rechnungsprüfung  ist der Beirat angreifbar durch die übrigen Miteigentümer oder durch die Hausverwaltung. Da die Beiratstätigkeit ehrenamtlich erfolgt und im Allgemeinen von kaufmännischen sowie bautechnischen Laien durchgeführt wird, empfiehlt sich hier der Abschluss einer Beiratshaftpflichtversicherung, die für geringe Beträge am Markt angeboten wird und von der WEG zu tragen sind. Durch sich ständig ändernde Rechts- und Steuervorschriften sowie durch die aktuelle Rechtssprechung ist der Beirat gut beraten diese in Hinblick auf seine Tätigkeit stets im Auge zu behalten
    10. Zum Prüfergebnis: Der Beirat hat die Pflicht, der Verwaltung Vorschläge zur Erhöhung der Transparenz der Jahresendabrechnung zu machen. Der Beirat fertigt einen Bericht zur Prüfung der Jahresendabrechnung – zur Versendung an die Eigentümer oder – zur Verlesung in der Jahreseigentümerversammlung, in welchem auf den Umfang der Prüfung und auf festgestellte Unregelmäßigkeiten hinzuweisen ist.
    11. Der Beirat hat die Pflicht, darauf zu achten, dass auf fehlende Wohngeldzahlungen in den Versammlungen aufmerksam gemacht wird.

Prüfbericht des Verwaltungsbeirat (Beispiel)

Als Beispiel haben wir einen Prüfbericht der Jahresabrechnung durch den Verwaltungsbeirat erstellt. Diesen finden Sie unter dem Link oder unter Downloads.

 

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